Как открыть копицентр с нуля: инструкция по созданию выгодного бизнеса на ксерокопии и печати

Начинающие предприниматели чаще всего выбирают бизнес, предполагающий минимальные вложения и быструю окупаемость. При этом уже несколько лет одним из наиболее востребованных решений является открытие копицентра. Конечно, в большинстве случаев этот бизнес не будет приносить сверхприбыль, но и вложений в него потребуется немного. Обычно для открытия полноценного бизнеса на печати и ксерокопии достаточно бюджета в 230000 рублей. Причем в эти деньги включены все стартовые затраты – от закупки техники и мебели до приобретения канцтоваров и организации рекламы.

Далее мы подробно расскажем, как открыть копицентр. Сделаем поэтапный разбор особенностей открытия и развития этого бизнеса, а также опубликуем базовые финансовые расчеты, доказывающие прибыльность предприятия при правильной его организации.

Что собой представляет копицентр как бизнес?

Этот вид деятельности предполагает использование печатающей техники для предоставления платных услуг – копирования и распечатки документов различного характера. В большинстве случаев в копицентры обращаются для создания копий паспортов, свидетельств и прочей документации, а также для печати рефератов, курсовых и прочих научных работ. Зачастую там заказывают даже печать фотографий. Если у владельца бизнеса, конечно, присутствует фотобумага и принтер, способный создавать действительно качественные отпечатки. И это только базовый перечень востребованных услуг. По факту многие владельцы копировальных центров предлагают клиентам гораздо больше опций.

Интересно то, что для оказания перечисленных услуг, достаточно аренды небольшого помещения, покупки нескольких МФУ и приглашения на работу человека, способного разобраться с функционалом упомянутых устройств. Также требуется официальное оформление разрешения на ведение деятельности, но этот пункт вызывает наименьшие сложности. В следующих разделах расскажем, что конкретно нужно для того, чтобы открыть копировальный центр.

Анализ рынка и оценка перспективы открытия бизнеса по ксерокопированию

Перед созданием копицентра следует внимательно изучить особенности ведения этого бизнеса с адаптацией под местные реалии. Первоочередное внимание стоит обратить на такие факторы:

1. Конкуренция. Почти во всех городах с населением хотя бы в 10 тысяч человек обязательно есть минимум 1-2 копицентра. В крупных городах таких точек гораздо больше. Следовательно, уровень конкуренции высокий. Впрочем, найти свободное место в этом бизнесе можно всегда. Главное, грамотно подойти к организации процесса и найти действительно удачный вариант расположения копицентра. Тогда, даже при наличии рядом конкурентов, люди будут пользоваться предлагаемым сервисом. Хотя в идеале стоит поискать видное место с высокой проходимостью и без конкурентов поблизости.
2. Спрос. Услуги копицентров востребованы всегда. Наибольший спрос традиционно обеспечивают студенты и клиенты государственных учреждений. Часто неплохую прибыль приносит размещение точки возле или в бизнес-центре. Особенно если там расположено много офисов, в которых нет своей печатающей техники.
3. Возможности расширения. Обычно владельцы копицентров сосредотачиваются на продвижении 1-2 точек. Лишь крупные организации устанавливают много представительств по всему городу. И если предприниматель только создает бизнес по печати и копированию, то ему лучше уделить внимание раскрутке одной точки. Распыление внимания (при небольшом общем бюджете) может привести к уменьшению доходности бизнеса.

Подведем итоги. Копицентр можно открывать в любом городе, где есть высшие учебные заведения или посещаемые представительства госструктур. Для быстрого развития предприятия и получения достойной прибыли достаточно найти хорошую точку с высоким показателем проходимости целевой аудитории. О возможностях открытия других копицентров целесообразно думать после освоения нюансов бизнеса и максимальной раскрутки первой точки.

Особенности регистрации копицентра

Для ведения бизнеса надо зарегистрироваться в налоговой. Для открытия копировального центра хватит оформления ИП. При этом достаточно указать два кода ОКВЭД:

• 82.19 (здесь интересуют фотокопирование, печать, редактирование и обработка документов);
• 47.62.2 (торговля канцтоварами, надо указывать в случае планирования оказания соответствующей услуги).

Второй код не обязателен, но рекомендуем его указать, так как значительная часть прибыли копицентров связана с перепродажей канцелярской продукции. И даже если в ближайшее время такая деятельность не планируется, в будущем заняться ей все же придется. Слишком уж большой спрос у населения на бумагу, ручки, папки и прочие канцелярские принадлежности.

Вдобавок надо выбрать систему налогообложения. Подходящих варианта два – УСН «Доходы» и УСН «Доходы минус расходы». В первом случае стоит рассчитывать на 6% налога, во втором – на 15%. К определению более выгодного варианта вернемся немного позже.

Также перед открытием копицентра необходимо получить разрешения от СЭС и пожарной инспекции. Без их одобрения обойтись не получится.

Выбор помещения для размещения копировального центра

Чуть ранее мы уже рассмотрели наиболее рациональные варианты месторазмещения копицентра. Теперь уделим этому вопросу больше внимания и приведем примеры самых удачных локаций для открытия копировального центра. Итак, точку лучше всего размещать возле таких объектов:

• основные и дополнительные корпуса ВУЗов;
• офисные и административные центры;
• больницы и другие медицинские заведения;
• банки и прочие финансовые учреждения;
• крупнейшие коммунальные предприятия;
• оживленные места подземных переходов.

Перед выбором важно оценить загруженность расположенных поблизости конкурентов. При слабом потоке клиентов стоит поискать другой вариант. Если конкуренты перегружены запросами – можно смело ставить свою точку. Если получится найти место, где вообще нет копировальных центров, но есть спрос – то следует тщательно изучить востребованность услуги (иногда спрос бывает временным) и (при удовлетворенности результатами) открыть копицентр.

При выборе помещения необходимо ориентироваться на его удаленность от места интереса потенциальных клиентов. Чем ближе копицентр к искомому объекту, тем выше вероятность привлечения посетителей. Что касается параметров помещения, то первоочередного внимания заслуживают два аспекта:

1. Площадь. Для небольшой точки (рабочее место оператора, 2-3 принтера, витрина с канцтоварами, участок для посетителей) достаточно помещения 10-15 м². Если в планах числится развитие точки (привлечение новых работников, установка дополнительной техники, расширение ассортимента, создание удобств для посетителей), то стоит сразу арендовать помещение площадью 20-25 м². Цена аренды в среднем будет составлять 15000 рублей для объекта площадью до 15 м² (стоимость может варьироваться в зависимости от города и расположения объекта относительно центра населенного пункта).
2. Актуальное состояние. Чересчур пыльное или влажное помещение не подойдет. Иначе печатающие и копировальные аппараты быстро выйдут из строя, да и состояние бумаги будет оставлять лучшего (что прямо скажется на итоговом качестве создаваемых отпечатков). В идеале в помещении должен быть выполнен хотя бы косметический ремонт. Если посетители увидят грязь и бардак, то вряд ли захотят прийти еще раз.

По возможности стоит размещать копицентр на первом этаже. Во-первых, это удобнее для визитеров. Во-вторых, позволяет привлечь внимание случайных прохожих.

Формирование перечня услуг копицентра

Очень важно изначально составить полный список услуг. На основании этих данных будет осуществляться закупка техники и сопутствующей продукции, а также распределение пространства в обустраиваемом помещении. В список оказываемых копицентрами услуг обычно входят:

• ксерокопирование и сканирование;
• цветная и монохромная печать с различных носителей;
• печать фотографий на фотобумаге;
• ламинирование и переплет;
• продажа канцелярской продукции.

Первые три пункта – обязательный минимум. Введение четвертой услуги тоже будет большим плюсом (хотя придется купить ламинатор и переплетчик). Продажа канцтоваров не обязательна, однако от этой опции лучше не отказываться. Зачастую перепродажа такой продукции приносит до 50% от общей прибыли копицентра. Впрочем, если какой-то пункт вызывает беспокойство (например, оператор не умеет или боится работать с ламинатором), то можно изначально предоставлять меньшее количество услуг, а недостающий сервис вводить по мере обучения персонала и модернизации оснащения копицентра.

Приобретение оборудования для копицентра

Составив базовый перечень услуг и узнав точные размеры арендуемого помещения, можно приступать к заказу оборудования. Базовый комплект приобретаемого оснащения выглядит так:

1. ПК или ноутбук. Необходим для формирования задачи на печать и обработки фото.
2. Многофункциональное устройство. Будет применяться для выполнения копирования, сканирования и печати.
3. Два дополнительных принтера. Основное назначение – печать фотографий и документов. Почему стоит приобрести несколько отдельных принтеров, расскажем ниже.

Средняя стоимость такого набора (если выбирать оргтехнику продуманно) составит примерно 100 тысяч рублей.

Важно: Достаточно иметь только один цветной принтер или МФУ. Большинство клиентов копицентров заказывают исключительно ч/б печать/копирование. Цветные отпечатки и фотографии особым спросом не пользуются. Но поскольку их хоть редко, но заказывают, то позаботиться о наличии опции цветной печати все же стоит.

Далее о том, зачем нужны еще два принтера. Все просто. В большинстве ситуаций сканирование и копирование производятся оператором вручную (через автоподатчик можно пропускать только расшитые документы). Поэтому работник почти все внимание уделяет управлению МФУ (подает оригиналы в ручном режиме). Чтобы часть очереди в это время не простаивала, оператор может взять заказ на печать и загрузить свободные принтеры. Контроль в этом деле обычно не требуется, а время ожидания в очереди значительно сокращается.

Дополнительно можно приобрести широкоформатный принтер, фотоаппарат, аппараты для ламинирования и переплета. Но вся эта техника не обязательна, поэтому стоимость ее покупки не входит в изначально установленную сумму в 230000 рублей.

Далее представим несколько рекомендаций по выбору оргтехники:

• Скорость печати и копирования должна составлять хотя бы 20-30 страниц в минуту. Оптимальное разрешение печати на лазерном принтере – 1200 DPI, копирования – 600 DPI.
• Проследите, чтобы в комплекте с оргтехникой (или на сайте производителя) был софт, подходящий для установленной на ПК операционной системы.
• Подбирайте простое в обслуживании оборудование, даже если оно дороже аналогов. Отдавайте предпочтение моделям техники для среднего и крупного офиса. Они значительно надежнее систем для дома и малого офиса.
• Подсчитайте себестоимость отпечатка в рассматриваемых моделях принтеров. Чем меньше этот показатель, тем лучше для бизнеса. Найдите компанию, которая дешево продает картриджи или выполняет их заправку. Постарайтесь получить скидку на товары и обслуживание.
• Покупайте только новую технику. Б\у устройства имеют свойство очень часто ломаться. На ремонт старого оборудования уйдет слишком много денег. При этом тратиться, скорей всего, придется уже с первого месяца эксплуатации.
• Обязательно почитайте обзоры и отзывы владельцев выбранного оборудования. При возникновении сомнений поищите другие варианты.

Важно: Специально для наших читателей, планирующий открыть копировальный центр, сразу под статьей мы приложим актуальные рейтинги принтеров. Там рассмотрено много качественных моделей оргтехники, подходящих для малых и крупных копицентров.

Помимо техники необходимо приобрести мебель. Минимальный рекомендуемый набор включает стулья для оператора и клиентов, столы для размещения оргтехники и хотя бы простенькую витрину для демонстрации товаров. Еще понадобятся шкафчики для хранения расходников и реализуемой продукции. Ориентирочная стоимость такого набора – 50000 рублей. Суммарно приобретение оргтехники и мебели потребует примерно 150000 рублей.

Стартовая закупка материалов для печати и продукции для перепродажи

Поскольку одним из источников дохода копицентра будет реализация канцтоваров, то уже на старте нужно закупить такую продукцию (желательно у оптовиков или у официального поставщика, иначе выгода от перепродажи будет незначительной). В базовый перечень товаров рекомендуем включить бумагу, файлы, папки, ручки, тетрадки. Впоследствии необходимо выяснить, что еще интересует посетителей копицентра и расширить имеющийся ассортимент. Помните, что канцтовары – это долговечный товар, поэтому не нужно пытаться навязывать его клиентам с целью быстрой продажи. В первое время надо работать на репутацию и предлагать дополнительные услуги только, если они действительно уместны.

Покупка материалов для печати не менее важна. Если они закончатся в самый неподходящий момент, то клиенты будут недовольны. Потому важно купить хотя бы 20 пачек офисной бумаги, а также минимум один запасной картридж для каждого принтера/МФУ. Если покупать оригинальную продукцию, в среднем уйдет примерно 25000 рублей. Если купить совместимые картриджи, вполне можно уложиться в 10000 рублей. В рамках подсчетов будем считать, что на расходники и канцтовары суммарно уйдет 50000 рублей.

Набор персонала в копировальный центр

Для уменьшения расходов и ускорения окупаемости предприятия целесообразно сначала побыть оператором самостоятельно или поручить эту работу скучающим дома родственникам. Через некоторое время (после выхода в плюс или хотя бы при формировании стабильного потока клиентов) можно поставить вместо себя наемного сотрудника.

Чтобы особо не переплачивать, можно пригласить студента, учащегося на последнем курсе или на заочной форме обучения. Обычно студенты не гонятся за высокой зарплатой, зато быстро осваивают функционал новой техники. Идеальный вариант для копицентра. Главное, изначально научить приглашенного сотрудника хотя бы основам – продемонстрировать, как делать копии и распечатки, как менять картридж, как грамотно обслуживать людей. В идеале стоит показывать все нюансы на практике. Как вариант – изначально взять студента в роли помощника, а когда тот всему научится, передать ему все основные обязанности.

Если поток клиентов слишком большой и работник не успевает обслуживать посетителей, целесообразно нанять еще одного человека. Но тогда придется позаботиться о покупке дополнительного оборудования, чтобы избежать вынужденного простоя из-за полной загруженности техники. Размер заработной платы стоит определять индивидуально (на основе статистики по конкретному городу). В регионах заработная плата оператора копировальной техники составляет порядка 20000-30000 рублей.

Ремонт оргтехники будет нужен нечасто, поэтому нанимать отдельного специалиста нет смысла. В случае чего можно заключить договор с организацией, специализирующейся на ремонте техники, с оплатой услуг по факту их оказания. Бухгалтер в этом деле тоже не особо нужен. Расчеты и ведение документации очень просты, потому владелец бизнеса с ними легко справится.

Реклама копировального центра

Для распространения информации об открытии копицентра понадобится немного потратиться на рекламу. Иначе люди могут попросту не обратить на копировальный центр внимания. Наиболее эффективными (и недорогими) способами привлечения аудитории являются:

1. Красочная вывеска с тематическими словами «копицентр», «распечатка», «ксерокопия» (выбор на усмотрение предпринимателя). Метод особенно хорош, если здание с копицентром находится на видном месте. Если оно расположено во дворах, то стоит установить персональный указатель или добавить информацию об учреждении на уже установленном указателе.
2. Распространение листовок. Здесь желательно охватить территорию вокруг открытого копицентра, а также непосредственно возле объекта интереса целевой аудитории (ВУЗа, здания администрации и т.д.).
3. Расклейка объявлений поблизости. Желательно только в установленных местах. В таком случае объявления «проживут» 1-2 дня, затем их надо будет обновить. Если расклеивать в неположенных местах, то их быстро сорвут.

Разумеется, повесить вывеску надо до открытия копицентра. Остальное – после. Не экономьте на рекламе. Она понадобится лишь в самом начале. К тому же суммарные затраты вряд ли превысят 30000 рублей, а вот внимание клиентов будет обеспечено.

Важно: Самая главная реклама копицентра – высокое качество обслуживания. Поэтому в первые недели работы надо постараться действовать максимально быстро и грамотно, но не забывая быть вежливыми и обходительными со всеми посетителями. Также желательно изначально не завышать цену услуг и следить, чтобы очередь продвигалась быстро. Тогда люди будут не только заходить повторно, но и периодически упоминать о копицентре в разговорах со знакомыми.

Доходы и расходы копицентра

В этом разделе подведем итоги по финансовой части. Начальные затраты на реализацию проекта составят примерно 230000 рублей. Сюда войдут траты на рекламу, закупку оргтехники и расходников, канцтоваров, мебели для размещения людей и техники.

Помимо этого будут ежемесячные расходы:

• аренда помещения – 15000 рублей;
• товары и расходники – 50000 рублей;
• зарплата и отчисления в ФОТ – 50000 рублей;
• остальные расходы – 15000 рублей.

Последний пункт включает плату за коммунальные услуги, вычет на амортизацию оборудования и разные непредвиденные расходы. Зарплату мы включили в список, так как далеко не все предприниматели готовы первые месяцы работать лично.

Итоговая сумма ежемесячных расходов – 130000 рублей (налоги будут вычтены отдельно).

Важно: В списке приведены приблизительные суммы. В ряде ситуаций они могут меняться в большую и меньшую сторону, но среднее итоговое значение расходов в большинстве случаев будет соответствовать приведенным нами расчетам. При повышении посещаемости копицентра суммы будут увеличиваться. При этом будет расти и прибыль.

Обратите внимание, что канцелярская продукция и расходные материалы для техники входят в обе группы расходов. В одном случае речь идет о стартовой закупке, во втором – об обновлении и (при необходимости) расширении ассортимента.

Далее о доходах. Подсчитать точную сумму не получится, так как она будет меняться ежемесячно (зависит от количества копий, а также от объема заказа прочих услуг). Поэтому возьмем среднестатистический сценарий, завязанный на монохромную печать и копирование. При стоимости одной копии/отпечатка в 4 рубля и создании 1500-2000 копий ежедневно (с понедельника по субботу, то есть 26 рабочих дней ежемесячно) общий доход составит ориентировочно 150000-200000 рублей. С продажи канцелярских товаров можно получить еще 50000-70000 рублей. При таком раскладе общий месячный доход составит 200000-270000 рублей.

Также возможен дополнительный пассивный доход. Речь о размещении чужой рекламы. Например, если ЦА копицентра – студенты, можно заключить договор с центром по написанию курсовых и дипломных работ с получением фиксированной ежемесячной платы или определенного процента за рекомендацию учреждения.

Далее приведем расчеты финансовых показателей.

Прибыль до вычета налогов (разница доходов и расходов): 200000-130000=70000 рублей.

Налоги:

УСН 6% (от дохода): 200000*0,06=12000 рублей.

УСН 15% (от прибыли): 70000*0,15=10500 рублей.

В рассматриваемом случае лучше выбирать УСН 15%, однако на практике рекомендуем проводить все расчеты индивидуально и уже на их основании выбирать оптимальный вариант налогообложения.

Чистая прибыль: 70000-10500=59500 рублей.

Срок окупаемости копицентра: 230000/59500=3,87 месяца (изначальный спрос часто меньше расчетного, поэтому период окупаемости может растянуться до полугода).

Рентабельность копировального центра: 59500/(130000+10500)=0,423=42,3% (высокий уровень, который вдобавок повышается при увеличении ассортимента оказываемых услуг – при наличии спроса).

Важно: Расчеты приблизительны. Слишком многое зависит от требований целевой аудитории, удобства месторасположения копицентра, надежности приобретаемого оборудования и некоторых других факторов. Еще один немаловажный нюанс – при грамотном подходе к организации посещаемость копировального центра увеличивается постепенно. В первые месяцы после открытия предприятия доходы могут быть значительно ниже расчетных значений, но потом ситуация выровняется.

Насколько рискованным является открытие копицентра с нуля?

При грамотном подходе риски в этом деле минимальны. На стартовом этапе основная часть денег идет на обустройство центра и его рекламу, а уже через несколько месяцев ежемесячные траты предполагают лишь выплату зарплаты сотрудникам, арендную плату, закупку расходных материалов и дополнительно реализуемой продукции, а также уплату налогов и отчислений. Купленная оргтехника служит очень долго, поэтому замены в ближайшие годы не требует. Ремонт в помещении тоже достаточно сделать один раз (и то не всегда). Если даже бизнес по какой-то причине придется закрыть, то вернуть часть средств не составит труда. Хотя бы путем продажи техники и неиспользованных расходных материалов.

К тому же копировальный центр (как бизнес по печати и ксерокопии) всегда можно продать. Несмотря на большое количество таких учреждений, спрос на их услуги остается на стабильно высоком уровне. Людям постоянно нужно печатать или копировать документы, потому копицентры получают стабильную прибыль в любой сезон (если не привязаны к конкретному заведению, работающему по сезонному графику). Поэтому (при наличии желания и денег) попробовать открыть копицентр определенно стоит.

Хотя некоторые риски есть, причем связаны они преимущественно с неправильным подходом к созданию и ведению бизнеса. Речь идет о таких моментах:

• неудачное размещение копицентра (малопосещаемые локации или удаленность от ЦА);
• неадекватная стоимость услуг (в этой сфере большой объем работает лучше высокой наценки);
• плохое качество печати (экономия на оргтехнике и расходниках приведет лишь к снижению числа клиентов);
• медленное обслуживание (осваивать функционал техники надо перед открытием копицентра, а не в процессе приема посетителей);
• выход техники из строя (важно заранее найти мастера по обслуживанию техники, а не лихорадочно искать его после поломки оборудования).

Важно постараться, чтобы все упомянутые проблемы не коснулись копицентра. Иначе возможны снижение прибыли и повышение срока окупаемости предприятия.

Целесообразность открытия копицентра как бизнеса: подведение итогов

Для открытия этого бизнеса требуются относительно небольшие вложения, а также готовность разобраться в специфике деятельности. В остальном бизнес довольно простой. Но он требует обязательного учета ряда нюансов и предотвращения появления многих сложностей (описаны в предыдущем разделе), а также должной внимательности и оперативного реагирования на меняющиеся условия. Главное, что этот бизнес стабилен, а найти в нем свободное место не так уж и сложно.